Sprawa spadkowa – informacje ogólne

Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia na podstawie ustawy lub testamentu (z wyłączeniem testamentów szczególnych). Zarejestrowany przez notariusza akt poświadczenia dziedziczenia ma takie same skutki jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Na podstawie oświadczeń osób zainteresowanych oraz złożonych dokumentów, notariusz ustala stan faktyczny a następnie określa komu, na jakiej podstawie i w jakich udziałach przypada spadek po osobie zmarłej.

Jakie czynności obejmuje procedura notarialnego
stwierdzenia praw do spadku?

Procedura notarialnego stwierdzenia nabycia spadku obejmuje następujące czynności:

1. sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu (oczywiście protokół ten sporządzany jest jedynie w przypadku, gdy osoba zmarła sporządziła testament lub testamenty – należy pamiętać, że notariuszowi trzeba złożyć wszystkie testamenty sporządzone przez spadkodawcę),
2. sporządzenie protokołu dziedziczenia (jeżeli od dnia otwarcia spadku, tj. od dnia śmierci spadkodawcy, nie upłynęło sześć miesięcy, w protokole dziedziczenia notariusz zamieści również oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców wcześniej złożone)
3. sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia i jego rejestrację w centralnym rejestrze spadkowym prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną (https://rejestry-notarialne.pl), która odbywa się niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia – zazwyczaj w tym samym dniu.

W jakim terminie należy przeprowadzić sprawę spadkową?

W jakim terminie składa się oświadczenia
o przyjęciu lub odrzuceniu spadku?

W przypadku złożenia oświadczenia o przyjęciu spadku, należy mieć na uwadze, że spadkobierca może:
– przyjąć spadek wprost – czyli bez ograniczenia odpowiedzialności za długi, lub
– przyjąć spadek z dobrodziejstwem inwentarza – czyli z ograniczeniem tej odpowiedzialności (o czym w innym artykule).

Brak oświadczenia spadkobiercy o przyjęciu lub odrzuceniu spadku w terminie 6 miesięcy od dnia śmierci spadkodawcy jest jednoznaczny z przyjęciem spadku z dobrodziejstwem inwentarza.

Notariusz spisuje protokół dziedziczenia na zgodne żądanie i przy osobistym udziale wszystkich osób zainteresowanych, czyli osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

Przykład 1: po zmarłym Janie dziedziczą na podstawie ustaw jego dzieci – Anna i Adam. Został ustalony termin przeprowadzenia sprawy spadkowej u notariusza na dzień 01 czerwca 2023 r. Anna stawiła się u notariusza. Nie stawił się Adam. W takiej sytuacji, z uwagi na niestawiennictwo Adama, notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia.
Przykład 2: po zmarłym Janie dziedziczą na podstawie ustawy jego dzieci – Anna i Adam. Został ustalony termin przeprowadzenia sprawy spadkowej na dzień 01 czerwca 2023 r. Obaj spadkobiercy stawili się u notariusza. Jednak Anna nie wyraziła zgody na przeprowadzenie sprawy spadkowej. W takiej sytuacji, z uwagi na brak zgody Anny, notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia.
Przykład 3: Jan posiadał dwoje dzieci – Annę i Adama. Jan pozostawił testament w którym do całości spadku powołał córkę Annę. W czynnościach przeprowadzenia sprawy spadkowej związanych z nabyciem spadku przez Annę na podstawie testamentu powinni uczestniczyć Anna i Adam. Dlaczego Adam? Ponieważ gdyby nie było testamentu to zgodnie z ustawą spadek po ojcu dziedziczyliby Anna i Adam. A co jeśli Adam nie stawi się u notariusza? Czynność nie odbędzie się i wtedy konieczne będzie stwierdzenie nabycia spadku na podstawie testamentu przez sąd.

Możliwe jest sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia w ten sposób, że osoby zainteresowane składają stosowne oświadczenia przed różnymi notariuszami (bądź także przed polskim konsulem za granicą), w różnym czasie, w oparciu o projekt protokołu dziedziczenia, który został sporządzony przez notariusza.

Jakich informacji i dokumentów potrzebuje notariusz
do przeprowadzenia sprawy spadkowej?

Do przeprowadzenia sprawy spadkowej notariusz potrzebuje m.in. następujących informacji i dokumentów:

1. danych osobowych spadkobierców (tzn. osób, które dziedziczą lub mogłyby dziedziczyć wprzypadku sporządzenia testamentu) – imiona, nazwiska, imiona rodziców, nr dokumentu tożsamości i data jego ważności, nr pesel, miejsce zamieszkania (na spotkanie u notariusza należy stawić się z dokumentem tożsamości),
2. odpisu skróconego aktu zgonu spadkodawcy,
3. odpisów skróconych aktów stanu cywilnego osób, które powołane są do spadku na podstawie ustawy, a więc odpisów skróconych aktów małżeństwa (w przypadku osób które zmieniły nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego) bądź odpisów skróconych aktów urodzenia (w przypadku osób, które nie zmieniły nazwiska),
4. testamentów spadkodawcy (o ile zostały sporządzone),
5. dowodu osobistego lub paszportu osoby zmarłej, a w przypadku ich braku zaświadczenia z ewidencji ludności o nr pesel spadkodawcy,
6. informacji o obywatelstwie i miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili śmierci,
7. informacji czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym (nie jest potrzebne żadne zaświadczenie, informacja jest udzielana ustnie notariuszowi),
8. jeżeli zmarły był właścicielem, użytkownikiem wieczystym albo współwłaścicielem nieruchomości, jak również jeżeli przysługiwało mu spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dla którego założona jest księga wieczysta – numery ksiąg wieczystych.

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów, o czym zainteresowani zostaną powiadomieni przez notariusza.

Należy wziąć pod uwagę, że wszystkie dokumenty należy dostarczyć do notariusza w oryginale. Akt zgonu osoby zmarłej, akty stanu cywilnego spadkobierców ustawowych, jak również inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku, zostają u notariusza w oryginale.

W jakich przypadkach notariusz nie sporządzi
aktu poświadczenia dziedziczenia?

Notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia, między innymi w następujących przypadkach:
– jeżeli spadkodawca zmarł przed dniem 01 lipca 1984 roku,
– jeżeli został już sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub europejskie poświadczenie spadkowe,
– jeżeli w stosunku do spadku zostało już wcześniej wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku oraz gdy toczy się już w sądzie postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku,
– jeżeli w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

Przykład: zmarł Jan. Ze związku małżeńskiego z Hanną (zmarła przed nim) posiadał dwoje dzieci – Annę i Adama. Rodzeństwo ustaliło termin przeprowadzenia procedury spadkowej na dzień 01 czerwca 2023 r. Oboje stawili się u notariusza. W toku rozmowy z notariuszem okazało się, że jan miał jeszcze jedno dziecko – Kamilę, urodzoną przed zawarciem związku małżeńskiego Jana z Hanną.

W takiej sytuacji notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia ponieważ nie stawili się wszyscy spadkobiercy ustawowi (nie stawiła się Kamila, która w przypadku braku testamentu dziedziczyłaby po Janie).
– jeżeli w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone,
– jeżeli notariusz będzie miał wątpliwość co do występowania w sprawie spadkowej jurysdykcji polskiej, czyli właściwości polskich organów spadkowych.

Jakich formalności należy dopełnić po uzyskaniu
aktu poświaczenia dziedziczenia?

Po przeprowadzeniu sprawy spadkowej notariusz poinformuje zainteresowane osoby o formalnościach, których muszą dopełnić osoby, które nabyły prawa majątkowe (np. nieruchomość, środki pieniężne) wchodzące w skład spadku.

Po uzyskaniu zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia osoby które nabyły prawa majątkowe wchodzące w skład spadku powinny co do zasady:
1. zgłosić nabycie spadku do właściwego urzędu skarbowego. Termin na zgłoszenie się do urzędu skarbowego w przypadku nabycia spadku przez najbliższą rodzinę, tj. małżonka, zstępnych (np. dzieci, wnuki), wstępnych (np. rodziców, dziadków), pasierba, rodzeństwo, ojczyma i macochę wynosi 6 miesięcy od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia w rejestrze spadkowym. Natomiast w przypadku innych osób – zgłoszenie podatkowe powinno nastąpić w terminie 1 miesiąca od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia.
2. niezwłocznie ujawnić się w księdze wieczystej – jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość/spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu z założoną księgą wieczystą/prawo użytkowania wieczystego nieruchomości lub udziały w nieruchomości lub tych prawach. W takim przypadku należy złożyć na formularzu odpowiedni wniosek do sądu rejonowego wydziału ksiąg wieczystych właściwego ze względu na miejsce położenia nieruchomości, dołączając wypis aktu poświadczenia dziedziczenia i potwierdzenie dokonania opłaty sądowej.
3. złożyć właściwemu organowi podatkowemu (wójt/burmistrz/prezydent miasta) – na formularzu – informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości, tj. od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia w rejestrze spadkowym – jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość/prawo użytkowania wieczystego nieruchomości lub udziały w nieruchomości/prawie.

Jaki jest koszt przeprowadzenia sprawy
spadkowej u notariusza?

Poniżej przedstawiam koszty notarialne obejmujące sporządzenie najczęstszych dokumentów w związku z przeprowadzeniem procedury spadkowej przez notariusza:
– sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu stawka maksymalna wynosi 50 zł,
– sporządzenie aktu notarialnego obejmującego oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku stawka maksymalna wynosi 50 zł,
– sporządzenie protokołu dziedziczenia stawka maksymalna wynosi 100 zł,
– sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego stawka maksymalna wynosi 50 zł (za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia testamentowego z zapisem windykacyjnym maksymalna stawka wynosi 100 zł).

Do wyżej podanych kwot należy doliczyć koszty wypisów (za sporządzenie wypisu stawka maksymalna wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę), podatek vat w wysokości 23% liczony od taksy notarialnej i wypisów aktu, oraz opłatę w kwocie 5 zł za zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia w rejestrze spadkowym.

Niniejszy artykuł został sporządzony we współpracy z zastępcą notarialnym Martą Biel.

Adwokat Gdańsk, Adwokat Gdańsk prawo spadkowe